Sistema de cumplimiento en materia de anticorrupción
Introducción
El Sistema de Cumplimiento en materia anticorrupción de Abengoa está diseñado para prevenir, detectar y sancionar incumplimientos de toda legislación, norma o principio en materia anticorrupción que alcance a Abengoa, con especial énfasis en la ley estadounidense Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) y en la ley británica Bribery Act 2010.
El Sistema de Cumplimiento está en línea con los principios y valores de Abengoa, los cuales se reflejan en el Código de Conducta1 e incluyen integridad, legalidad, rigor profesional, confidencialidad, calidad, cultura corporativa y cumplimiento de los Sistemas Comunes de Gestión.
Abengoa está comprometida con la lucha anticorrupción.Desde el 20 de noviembre de 2002, Abengoa está adherida al Pacto Mundial de las Naciones Unidas2 . Las empresas firmantes se comprometen a gestionar sus operaciones de acuerdo a diez principios basados en declaraciones y convenciones universales, que incluyen la lucha contra la corrupción en todas sus formas, incluidas la extorsión, el fraude y el soborno.
En 2013, fortaleció este compromiso creando una unidad de cumplimiento normativo dentro de Secretaría General. En 2014 esta unidad adquiere autonomía propia, escindiéndose de Secretaría General y con reporte directo al Consejo de Administración.
En el diseño del Sistema de Cumplimiento, Abengoa se ha guiado por el documento de la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción de octubre de 2003 y por la guía de cumplimiento FCPA (Foreign Corrupt Practices Act) publicada por el Departamento de Justicia de EE. UU. en noviembre de 2012, así como por otros documentos de referencia y las mejores prácticas del sector en este campo. Todo ello adaptado a la realidad del funcionamiento de Abengoa y a los mercados en donde opera.
El Sistema está impulsado desde los órganos de dirección de la compañía y alcanza a todo empleado, directivo y consejero de Abengoa, y de todas aquellas sociedades bajo su control.
Un sistema de cumplimiento no garantiza la no comisión de ninguna práctica irregular, sino que ayuda a prevenirla, y aumenta significativamente la probabilidad de que sea identificada y mitigada.
Los 10 elementos clave del Sistema de Cumplimiento de Abengoa se organizan en
3 dimensiones:
- Cultura organizativa y comunicación
1. Compromiso de la alta dirección, que supervisa y aplica el Sistema, asegurando que la estrategia está alineada con el cumplimiento.
2. Oficial de cumplimiento (CCO) con acceso directo al Consejo de Administración, con autonomía y con recursos suficientes para supervisar adecuadamente el cumplimiento del Sistema.
3. Código de Conducta, que de forma explícita establece la tolerancia cero de Abengoa.
4. Formación en la materia para todos los empleados y específica para personal clave.
- Procedimientos y políticas implementadas en Abengoa
5.Los Sistemas Comunes de Gestión (SCG) de Abengoa, que engloban políticas, procedimientos y el modelo universal de riesgos, están alineados con el Sistema de Cumplimiento.
6.Análisis y evaluación de riesgos presente en cada proceso de decisión relevante.
7. Procedimientos específicos para las áreas de mayor riesgo potencial:
Regalos y donaciones.
Control, seguimiento y due diligence de terceras partes, incluyendo agentes comerciales e intermediaros.
Due diligence previas a operaciones de fusión y adquisición de empresas.
Due diligence previas al cierre de acuerdos de UTEs y joint ventures.
Compra, pagos y contratos con terceros.
- Mecanismos detectivos
8.Actualización, revisión y mejora continua del Sistema de Cumplimiento.
9. Canal de denuncias interno y externo para informar de forma confidencial.
10. Realización de auditorías específicas que alcanzan cada uno de los elementos del Sistema.
1. Compromiso de la alta dirección
Abengoa entiende que el primer paso para el funcionamiento eficaz del Sistema de Cumplimiento es el compromiso de la alta dirección. Son los principales responsables de ejemplificar el compromiso de Abengoa, haciendo explícita la prohibición de cualquier incumplimiento de la legalidad, tanto local como internacional, así como el respeto a los altos principios éticos que rigen la cultura interna de la compañía.
La cultura de cumplimiento y rigurosidad es un valor intrínseco a la compañía. Esto se refleja en cómo Abengoa ha sido pionera en la implementación de unos procedimientos y normas internas completas y estrictas, que han sido certificadas a través de auditorías externas voluntarias, cuyo resultado se hace público a todos sus grupos de interés. Así, desde 2007, Abengoa lleva sometiendo su sistema de control interno a una verificación externa bajo los estándares del PCAOB (Public Company Accounting Oversight Board), de acuerdo con los requisitos de la sección 404 de la Sarbanes-Oxley Act (SOX). Esta verificación ha tenido carácter voluntario hasta 2014, en la que la cotización de Abengoa en el Nasdaq lo ha convertido en un requisito. Abengoa se convirtió así en la primera empresa española en cumplir voluntariamente con una auditoría de control interno SOX.
2. Oficial de cumplimiento (CCO) con acceso al Consejo, autonomía y recursos suficientes
Miguel Ángel Jiménez-Velasco Mazarío es el CCO de Abengoa desde 2013, anteriormente director jurídico (1996-2012), y secretario del Consejo de Administración (2003-2013).
El CCO dirige el departamento de cumplimiento, siendo éste el responsable de velar por el cumplimiento y el diseño adecuado del Sistema de Cumplimiento en materia anticorrupción. También es el responsable de establecer el contenido de la formación a impartir a los empleados, así como del plan de comunicación interno del Sistema de Cumplimiento.
Para el desempeño de todas las funciones requeridas en el Sistema de Cumplimiento en materia anticorrupción, el departamento de cumplimiento tiene acceso a recursos del departamento de asesoría jurídica, auditoría interna, recursos humanos y comunicación, entre otros. A su vez, cada grupo de negocio cuenta con responsables de cumplimiento.
La autonomía del departamento de cumplimiento está garantizada por la dependencia directa del CCO del Consejo de Administración, al que informa en cada reunión del Consejo sobre todos aquellos hechos significativos que sean de relevancia. Además, el CCO es, junto al director de auditoría interna, el receptor de todas las denuncias del canal de denuncia (descrito en más profundidad en el apartado 9).
Entre los recursos más significativos con los que el departamento de cumplimiento cuenta para garantizar el adecuado cumplimiento del Sistema destaca un equipo de auditores especializados en prevención del fraude (ver apartado 10).
La organización de las tareas de cumplimiento es la siguiente:
3. Código de Conducta
El Código de Conducta Profesional de Abengoa es de obligado cumplimiento para todo empleado, directivo y consejero independientemente del puesto, ubicación y sociedad del Grupo a la que pertenezca. Este Código se encuentra disponible en la intranet de la compañía, a la que todos los empleados tienen acceso, y también es publicado en la web de Abengoa3.
El Código de Conducta exige ejercer el trabajo con los valores y estándares claves para Abengoa. Esto incluye integridad, legalidad, rigor profesional, confidencialidad, calidad, cultura corporativa y cumplimiento de los Sistemas Comunes de Gestión.
El Código de Conducta también exige explícitamente comunicar al personal que corresponda cualquier actividad delictiva conocida o presunta que afecte a Abengoa o a sus empleados. Si durante el transcurso de su relación laboral se llega a tener conocimiento de alguna actividad o comportamiento sospechoso, se deberán comunicar dichas infracciones de las leyes, normas o reglamentos del Código de Conducta al CCO. Adicionalmente, se le garantiza al empleado la ausencia de represalias por dicha comunicación, salvo que el informe sea deliberadamente falso, y que la comunicación será tratada confidencialmente, así como plenamente investigada.
Complementariamente, el Código de Conducta también requiere evitar situaciones que pudieran originar un conflicto de interés. Y en los casos en los que se dieran, o ante cualquier duda o inquietud del empleado, deberá contactar con el CCO.
El Código de Conducta establece como alcance toda legislación a la que se encuentra sometida Abengoa, así como aquellas normas con las que cumple voluntariamente, y establece especial énfasis en el cumplimiento de la Ley de prácticas corruptas extranjeras de Estados Unidos (FCPA), la cual se considera crítica. El Código entra en detalle de las características y obligaciones que supone para
Abengoa y cada una de sus sociedades y empleados a nivel internacional, así como la necesidad de cumplir escrupulosamente con su contenido.
Cualquier excepción o renuncia al Código de Conducta de un directivo o consejero es estudiada por el Consejo de Administración, y comunicada posteriormente a la Junta de Accionistas con arreglo a las leyes y reglamentos aplicables.
El incumplimiento del Código de Conducta puede acarrear medidas disciplinarias que, dependiendo de la naturaleza y gravedad del incumplimiento, incluye la resolución de la relación laboral. A su vez, todo supervisor, director, responsable o consejero que dirija, apruebe o consienta incumplimientos, o que tenga conocimiento de los mismos y no lo comunique o corrija inmediatamente, estará sometido a medidas disciplinarias, incluyendo la resolución de la relación laboral.
El Código de Conducta se revisa con una periodicidad mínima anual, siendo la última versión del 3 de junio de 2014.
4. Formación de los empleados
Abengoa considera que la formación de los empleados es clave para la eficacia del Sistema de Cumplimiento. Entre las iniciativas se encuentra un programa de formación obligatorio para todos los empleados de Abengoa cuyo contenido es específico sobre el Código de Conducta del empleado y las obligaciones y deberes relacionados con la anticorrupción, resaltándose la relevancia de respetar la FCPA en particular. Junto con la formación se deja constancia de una confirmación del empleado de que comprende y actúa de acuerdo con el Código de Conducta de Abengoa.
Complementariamente, se imparten anualmente cursos de carácter obligatorio sobre los Sistemas Comunes de Gestión, cuyo alcance incluye los mecanismos, controles y formularios relacionados con el día a día del cumplimiento del Sistema.
Por otro lado, Abengoa es miembro de la ACFE Corporate Alliance desde el 1 de noviembre de 2014. Dicha asociación ayuda a las empresas con herramientas y formación específica enfocada a la lucha contra el fraude y la corrupción, así como recursos para la obtención de la acreditación CFE (Certified Fraud Examiner) para los auditores internos involucrados en la búsqueda de fraude.
5. Los Sistemas Comunes de Gestión se encuentran alineados con el Sistema de Cumplimiento
Los Sistemas Comunes de Gestión son la piedra angular sobre la que gira el día a día de Abengoa. Por tanto, Abengoa entiende que el Sistema de Cumplimiento no puede ser un complemento independiente, sino que afecta cada una de las políticas, procedimientos y normas internas potencialmente relacionadas con un área de riesgo.
Así, los Sistemas Comunes de Gestión están formados por cuatro pilares fundamentales:
- Normas de Obligado Cumplimiento (NOC). Estos incluyen todas las políticas corporativas específicas de Abengoa, incluyendo los formularios que se deben completar para pedir autorización en los casos así tipificados.
- Procedimientos de Obligado Cumplimiento (POC). Incluye una descripción formalizada de todos los controles internos y flujogramas de las actividades operacionales y de gestión de la información financiera de Abengoa.
- Modelo Universal de Riesgos (MUR). Herramienta de gestión de riesgos de Abengoa, descrita en mayor detalle en el siguiente apartado.
- Segregación de funciones.
En este último caso, cabe destacar que el diseño de todos los procesos se ha realizado teniendo en cuenta funciones incompatibles entre sí. Por tanto, existe una adecuada segregación de funciones en las tareas relacionadas con la autorización, registro de las transacciones, mantenimiento y custodia de activos, con el objetivo de reducir la posibilidad de incurrir en errores o fraude durante el curso normal del negocio. La asignación de funciones se adapta a las características cada sociedad, naturaleza del negocio y del programa de gestión utilizado.
Todo lo anterior es consistente con la implementación durante 2014 de COSO II en Abengoa y los 17 principios que representan los conceptos fundamentales de control interno. En concreto, el principio 8 versa sobre la evaluación de riesgo de fraude, y requiere a la compañía contemplar distintos tipos de fraude, evaluar incentivos y presiones al empleado, evaluar oportunidades de que se cometan, y evaluar actitudes y racionalizaciones de su comisión.
6. Evaluación de riesgos adecuada
La compañía dispone de su propio Sistema Global de Gestión de Riesgos que permite controlar e identificar los riesgos, incluyendo los relacionados con irregularidades en materia anticorrupción. El sistema mantiene una cultura de control de riesgos frecuentes que ayuda a facilitar el cumplimiento de los objetivos en esta materia y a tener capacidad tanto de actuación como de adaptación. El objetivo es mitigar las amenazas que se pueden presentar en un entorno globalizado y cambiante.
Para ello, Abengoa cuenta con una herramienta para la identificación, comprensión y valoración de riesgos llamada Modelo Universal de Riesgos (MUR). Esta herramienta valora los riesgos según dos criterios: probabilidad de ocurrencia e impacto en la entidad. En consecuencia, permite obtener una visión integral de los riesgos divididos en 4 áreas, de las cuales una se centra en normativa agrupando las categorías de riesgos relacionadas con regulación, legislación, y códigos éticos y de conducta. El Sistema de Cumplimiento además cuenta con una valoración de riesgos específica, en base a los mismos criterios de probabilidad de ocurrencia e impacto en la entidad.
La gestión de riesgos de los proyectos es fundamental para mantener la ventaja competitiva de Abengoa. Los mecanismos de control obligatorios incluyen:
- Identificación preliminar de riesgos antes de presentar una oferta.
- Análisis y cuantificación de riesgos, en un modelo homogéneo para todas las sociedades.
- Involucración directa del responsable de análisis de riesgos con las sociedades en estas tareas.
- Procedimientos específicos para el seguimiento de los proyectos críticos. El alcance engloba: documentos específicos, reuniones de seguimiento de proyectos, informes al comité de dirección, y generación y tratamiento de índices de evaluación de proyectos.
7. Procedimientos específicos para las áreas de mayor riesgo
Los Sistemas Comunes de Gestión de Abengoa que regulan los procedimientos en la actividad ordinaria del Grupo son complementados por el diseño de mecanismos de control sobre aquellas áreas de mayor riesgo potencial en materia anticorrupción.
7.a. Regalos y donaciones
La realización o aceptación de cualquier clase de regalo de un valor superior a 50 USD está prohibido con carácter general. Todas aquellas excepciones, incluyendo donaciones y/o actos de patrocinio, mayores a 50 USD deben de solicitar una autorización expresa. Los requisitos incluyen información sobre el receptor, importe acumulado en los últimos 12 meses, control sobre el destino y compromisos adquiridos. Además, las donaciones y patrocinios están sometidos a un proceso de due diligence adicional sobre un posible impacto a nivel anticorrupción.
7.b. Procedimientos sobre contratación de agencias e intermediación
Todos aquellos contratos con terceros cuyo objeto sea la consecución de un contrato, fin o éxito determinado con un cliente, público o privado, ya sea de forma directa o indirecta, deben comprometerse a no realizar ninguna irregularidad en favor de Abengoa.
La obligación se extiende a todo tipo de proveedores, ya sea agente comercial, intermediario, servicios de asesoramiento, gestión y/o consultoría comercial, o cualquier otra función que pudiera llevarle a actuar directa o indirectamente en protección o representación de los intereses de Abengoa ante una determinada oferta o negocio.
A su vez, estos contratos requieren necesariamente la comunicación de los compromisos de Abengoa en materia anticorrupción y de una due diligence previa a la firma del contrato, y un seguimiento durante su ejecución.
Tal y como se describe en el apartado 10, el departamento de auditoría interna tiene asignados recursos permanentes a la auditoría de proveedores.
7.c. Due diligence previa a operaciones de adquisición de empresas.
Abengoa tiene establecidos una serie de procedimientos que se realizan previamente a la adquisición de una sociedad ajena al grupo. Principalmente a través de tres mecanismos:
La revisión de todos los términos contractuales por el departamento corporativo de asesoría jurídica, asegurando que se encuentran alineados con nuestro Sistema de Cumplimiento.
La realización de una completa due diligence, involucrando cuando sea necesario a expertos independientes, que suponga una revisión de la sociedad adquirida en términos contables, fiscales, contractuales y jurídicos. Esto último incluye una revisión de posibles irregularidades en materia anticorrupción previa a la adquisición.
Las sociedades, una vez bajo control, tienen obligación de asumir el mismo entorno de control que el resto del grupo, para lo cual, en los casos necesarios, reciben apoyo corporativo.
7.d. Due diligence previa a operaciones al cierre de acuerdos de UTEs y Joint Ventures (JV)
Previamente a la constitución de una UTE, joint venture, agrupación o figura consorcial análoga se constituya, se analizan ciertos aspectos que incluyen entre otros: detalle de la organización de dicha asociación, participaciones, sistema de toma de decisiones, datos relevantes de socios incluido due diligence, anexos del contrato, compromiso de cumplimiento de leyes anticorrupción, etc.
Adicionalmente, cuando la figura consorcial respectiva realiza alguna de las operaciones para las que se requeriría una aprobación interna formal, ésta debe solicitar autorización igualmente a Abengoa mediante un formulario específico. Esto incluye la capacidad de ofertar a un cliente concreto y la firma de contratos.
7.e. Compra, pagos y contratos con terceros
Abengoa tiene establecido procedimientos sobre ciertos procesos clave de la compañía que están involucrados en el aseguramiento de la efectividad del Sistema de Cumplimiento:
- El proceso de compras, a través de procedimientos que aseguran que todas las compras de materiales y servicios se correspondan con necesidades reales y legítimas del grupo.
- El proceso tesorería, a través de procedimientos sobre los pagos que previenen la existencia de pagos no autorizados o irregulares.
- El proceso de asuntos jurídicos, con procedimientos que aseguran un análisis y autorización adecuado de los actos jurídicos.
8. Actualización, revisión y mejora continua del Sistema de Cumplimiento
En Abengoa, los Sistemas Comunes de Gestión son dinámicos y van evolucionando paulatinamente en función de las necesidades detectadas. Cada proceso interno tiene asignado un responsable encargado de centralizar y aprobar cambios y actualizaciones. Dicho responsable analiza las iniciativas propuestas por cada agente involucrado, que alcanza desde los propios departamentos involucrados, a los auditores, tanto internos como a externos.
En 2014 ha habido 49 actualizaciones de los Sistemas Comunes de Gestión, incluido 4 relacionadas con el Sistema de Cumplimiento, suficientemente significativas como para ser comunicadas a todos los empleados.
9. Canal de denuncias interno y externo
Abengoa cuenta con canales de denuncias desde el año 2007. Éstos proporcionan un canal de comunicación directo con la dirección y los órganos de gobierno, que sirve de instrumento para elevar cualquier posible irregularidad, incumplimiento o comportamiento contrario a la ética, la legalidad y las normas que rigen la compañía.
Los canales disponibles son:
- El interno, que está disponible para todos los empleados a través de email o correo ordinario.
- El externo, accesible desde la web de Abengoa4, proporciona un canal de comunicación directo a cualquier persona ajena a la compañía.
Abengoa garantiza plena confidencialidad para los denunciantes, así como ausencia de represalias a todas las denuncias realizadas de buena fe.
Las denuncias son recibidas directamente por el CCO y por el director de auditoría interna. La Comisión de Auditoría y Control concluye formalmente sobre las investigaciones o medidas que, en su caso, corresponda adoptar en relación con las denuncias recibidas.
En 2014, todas las denuncias recibidas han sido tramitadas conforme a los procedimientos internos establecidos.
10. Auditorías específicas
En 2012 Abengoa puso en marcha una unidad de prevención y detección de fraude, que cuenta con formación específica en fraude y anticorrupción. Desde entonces la unidad ha sido reforzada.
En 2014 el equipo lo forman 16 auditores, de los cuales 13 cuentan con experiencia previa en alguna de las 4 mayores firmas de auditoría.
Esta unidad cuenta con un plan de trabajo específico enfocado a realizar revisiones preventivas y disuasorias, así como al análisis de la potencial existencia de prácticas irregulares. A esto se añaden especialistas a su vez en informática, FCPA y business intelligence. Durante el ejercicio 2014 dicho grupo de trabajo elaboró más de 100 informes.
Para la realización de actuaciones no hay una materialidad mínima, sin embargo, la unidad revisa todas las sociedades materiales con una periodicidad mínima anual.
Por último, el departamento de cumplimiento cuenta con recursos auditoría interna específicos y permanentes para la realización de auditorías a proveedores, y del departamento jurídico para la realización de auditorías internas a las sociedades sobre cumplimiento normativo.